Clean Inbox, Clean Mind: 4 preprosti koraki za digitalno in mentalno dekltriranje

Clean Inbox, Clean Mind: 4 preprosti koraki za digitalno in mentalno dekltriranje

Dorothy Atkins

Dorothy Atkins | Urednik | E-mail

Čiščenje mape »Prejeto« je naloga, ki jo bomo večinoma sprožili na našem seznamu, ki se ga bom lotil, in sicer med vložitvijo bančnih izjav in organiziranjem neželenih predalov. Ampak zakaj?

Ker ljudje težko pritisnejo, da naredijo karkoli, če ne vidijo navzdol.

Tukaj je razlog, da bi bila organizacija prejetih sporočil prednostna naloga: naredili boste srečnejše, bolj mirno in bolj produktivno človeško bitje.

V študiji, ki jo je nekaj let nazaj izvedla Radicati, so raziskovalci napovedovali, da bo povprečni delavec pošiljal in prejel približno 125 e-poštnih sporočil na dan do leta 2015. To je približno 45.625 e-poštnih sporočil na leto, vključno z "graymail", vendar ne vključuje osebnega e-poštnega sporočila. Torej, če imate prijatelje, lahko nadaljujete in potegnite to številko navzgor. Kaj se to dopolni do časa?

Leta 2012 je poročilo McKinsey & Company ugotovilo, da ljudje porabijo približno 28% delovnega tedna branja in odgovarjati e-pošto. To je približno 12 ur na teden. Ne vem o tebi, če pa bi to število lahko zmanjšal na polovico, bi imela še več časa za jogo.

Ampak to je več kot sprostitev vašega časa. Verjamem, da je vaša mapa »Prejeto« reprezentacija vašega stanja uma. In čiščenje je v resnici o miru, ki prihaja skupaj s premagovanjem duševnih nereda. Ko začnete razmišljati o e-pošti na ta način, nenadoma vidite, kako pomembno je, da vaš poštni predal postane pod nadzorom. Tukaj je nekaj korakov,

1. Vprašajte se težka vprašanja. Morda se sprašujete, kaj ima samorefleksija s svojo mapo »Prejeto«. Vse, res. Zunanjost je predstavitev notranjega. Če razmišljate o svoji mapi »Prejeto« kot odraz vašega stanja uma, začnite se spraševati, zakaj ste dovolili, da se vaš poštni nabiralnik izteče iz nadzora in katere druge stvari se bodo v vašem življenju počutile izven nadzora. Odgovor bi lahko bil tako preprost kot prekomerno ali resen kot izogibanje precej potrebne spremembe v karieri. Priznavanje in soočanje s temi vprašanji sta lahko najtežji del celotnega procesa. Odgovorite se iskreno in duševno in čustveno boste pripravljeni rešiti nalogo.

2. "RDFS" vaše neprebrane e-pošte. V svoji knjigi, Bird by Bird: nekaj navodil za pisanje in življenje, Anne Lamott se spominja, kako je bil kot otrok njen brat nekoč preobremenjen s šolskim projektom o pticah. Njen oče je svojemu bratu povedal, da bo projekt "ptica ptica", zato ga ne bo zastrašal ogromna naloga, ki jo je pred nami. Morda boste imeli ogromno število neprebranih e-poštnih sporočil. Ptico ga moraš narediti ptič. Ne razmišljajte o tem, kako ste končali, le malo se spominjajte, da se zavezujete tej nalogi za duševno dobro počutje. Če si ogledate vsak e-poštni naslov, saj ima vsaka naloga, da se znebite njih, se počutite, kot da ste nekaj naredili. RDFS -ing je preprost način za to. Prilagodil sem to čudovito kratico iz nekdanjega šefa mojega, ki mi je povedal, da vsako novo e-pošto zahteva eno od štirih dejanj: nemudoma odgovorite, izbrišite brez odziva, spremljate ali shranite za prihodnjo referenco. Veste, da imate na voljo le štiri izbire za vsako novo e-pošto bo razkrojil čustva neodločnosti in nemoči, zmanjšal čas, potreben za razvrstitev neprebranih e-poštnih sporočil in povečanje produktivnosti. Ko greš skozi vse 5.000 vaših neprebranih e-poštnih sporočil (ali ne glede na vašo številko ... tukaj ni nobene presoje), lahko velik del njih spada v kategorijo "spremljaj" ali "shranite za prihodnjo referenco", vendar je zato pomemben naslednji korak je, da vzpostavite organiziran sistem, ki deluje za vas.

3. Organizirajte Kaj je levo. Nikoli več ne preseneča, kako sem z obljubo o organizaciji navdušena. Googlova povsem nova e-poštna storitev, imenovana Inbox, uporablja "e-pošto kot model opravkov". Omogoča vam, da razvrščate e-poštna sporočila v kategorije "pripeto," "preloženo" ali "končano" in zbira veliko število e-poštnih sporočil v "svežnje" pretvorbo mape »Prejeto« bolj obvladljiva. Ja, to je zelo uporabniku prijazno, vendar ga ne zasluži njegova slickness. Ne boš potreba da bo čiščenje vašega prejetega. Nobenega čarobnega kramljanja ni, da bo ta proces lažje. Ampak tukaj je dobra novica: formula je brezupna. Razveljavitev mape »Prejeto« preprosto zahteva razvoj sistema in njegovo skladnost z njo. Če se lahko zavežete, ste zlati. Evo, kako to storim: za vse moje pošte uporabljam eno mapo za prejeta sporočila v Gmailu, in po tem ko imam »RDFS«, ki je bila moja nova e-poštna sporočila, arhivuram moj »shrani za prihodnje reference "E-poštna sporočila, ki uporabljajo Gmailove mape, ki so lahko barvno kodirani in ugnezdeni. Če ustrezna mapa ne obstaja, ustvarim novo. V tem trenutku imam 65 aktivnih map. (Večina e-poštnih strežnikov lahko izvede podobno funkcijo, če ne uporabljate Gmaila.) Nato naslovim svoja e-poštna sporočila, ki jih hranim v mapi »Prejeto« (poskušam nikoli dovoliti, da ta številka preseže 100, ker vem osebno me čuti preobremenjeno). Če ti "spremljajoči" e-pošti zahtevajo dejanje z moje strani, v Google Koledarju ustvarim "nalogo" (npr. "Izberite mesto za kosilo z Liso" ali "Pošlji Excelovo preglednico na moj šef") in dodajte datum zapadlosti Na to nalogo bom dobil opomnik, če bo potrebno. Na ta način se ne zbudim sredi noči, ko skrbi, kaj sem pozabil.Resno je, da je vredno dobrega nočnega spanja. Zasežite se, da razvijete lasten protokol organizacije. Vsaka metoda, ki je za vas udobna in vzdržna, bo delovala, če se boste držali.

4. Spoprijeti se najprej s Big Rocks. Po besedah ​​Stephen Covey, ki je napisal7 navad visokokakovostnih ljudi, "velike kamne življenja" so naloge, ki jih, če jih ne postavite prvič, nikoli ne bodo nikoli prišle do njih. Vendar so pogosto najpomembnejši. In ko se jim izognemo, te težko tehtajo na nas duševno in čustveno. Ko uporabite veliko skalno metaforo za pošiljanje po e-pošti, lahko vidite, kako enostavno je preživeti večino vašega časa na spletu, ki se ukvarja z drobnimi zrnci peskov- urnih e-poštnih sporočil, ki zahtevajo takojšnjo pozornost in nam dati iluzijo produktivnosti - in odložite velike skale - e-poštna sporočila, ki zahtevajo, da resno razmišljamo ali delamo. Čim dlje velike talne kamnine postanejo prednostne, več vznemirjenja postanejo za nas. Razširi potencialne napetosti, tako da se najprej posveti velikemu rocku. Nenehno. Morda se zdi nasprotno intuitivno, da se najprej obračate na težje in bolj zamudne elemente v nabiralniku, vendar si vzamete čas, da ugotovite, kaj te e-pošte zahtevajo od vas, vam bo dolgoročno prihranilo čas in stres. sprostitev napenjanja na ramenih, občudovanje vašega neokrnjenega inboxa, bo začela znova napolniti. Takšno je življenje. Ampak ne bodi preobremenjen - globoko čisto je končano in to je težko. Vzdrževanje je zdaj enostavno, če imate sistem, ki je varen. Govorim iz izkušenj, ko rečem, da bodo produktivni dnevi in ​​mirne noči vse motivacija, ki jo potrebujete, da ne boste nikoli več neurejeni.

Delite S Svojimi Prijatelji

Sorodni Članki

add